Permasalahan Klaim dan Prosedurnya

Proyek konstruksi semakin hari semakin kompleks sehubungan dengan adanya standar-standar baru yang dipakai, teknologi yang semakin canggih, dan keinginan pemilik bangunan yang senantiasa melakukan penambahan atau perubahan lingkup pekerjaan. Suksesnya sebuah proyek sangat ter-gantung dari kerja sama antara pihak-pihak yang terlibat di dalamnya, yaitu pemilik bangunan, kontraktor dan perencana proyek. Pihak-pihak tersebut mempunyai kepentingan dan tujuan yang berbeda, yang pada akhirnya dapat menimbulkan konflik atau perselisihan pada saat perencanaan dan pelaksanaan proyek.

Sebelum proses konstruksi dimulai, kontraktor dan pemilik bangunan membuat kesepakatan berupa surat perjanjian atau kontrak. Kompleksitas proses konstruksi, dokumen-dokumen proyek, dan kondisi kontrak dapat menyebabkan terjadinya perselisihan, konflik interpretasi, dan sikap bermusuhan.

Penyelesaian perselisihan untuk mendapatkan hak atas kompensasi waktu dan atau uang dapat menggunakan beberapa alternatif, yaitu negosiasi, mediasi, litigasi, dan arbitrasi. Peningkatan klaim dan perselisihan dalam sejumlah kasus disebabkan karena ketidaksempurnaan spesifikasi, perbedaan kondisi lapangan, peningkatan lingkup pekerjaan, keterbatasan akses ke lapangan, percepatan atau penundaan yang disebabkan pemilik bangunan, interpretasi terhadap instruksi di lapangan, dan perlindungan terhadap penyelesaian suatu kerugian.

Pemilik bangunan perlu menganalisis klaim yang dipersentasikan oleh kontraktor dengan mempertimbangkan keselarasan pasal-pasal dalam kontrak, pihak yang bertanggung jawab, situasi proyek, ketidaksempurnaan spesifikasi, dan kesalahan interpretasi kontrak.

Klaim dari Kontraktor ke Pemilik Bangunan

Klaim adalah permasalahan yang dapat menimbul-kan perselisihan dan permohonan akan tambahan uang, tambahan waktu pelaksanaan, atau per-ubahan metode pelaksanaan pekerjaan. Klaim ber-lanjut dengan pembuatan dokumen klaim yang formal yang diajukan oleh kontraktor kepada pemilik bangunan. Hal ini akan menjadi dasar kebijakan pemilik bangunan dalam mempertim-bangkan klaim potensial sedini mungkin. Setiap klaim potensial hendaknya dibicarakan dan di-amati oleh perencana atau pemilik bangunan.

Pembahasan terhadap hal-hal yang berhubungan dengan klaim dalam tulisan ini meliputi faktor penyebab klaim, bentuk klaim, pengajuan klaim, dan metode penyelesaian klaim.

A. Faktor-faktor penyebab klaim

Secara garis besarnya, klaim dari kontraktor kepada pemilik bangunan dapat disebabkan oleh beberapa faktor, yaitu :

• Keterlambatan pekerjaan yang disebabkan oleh pemilik bangunan. Keterlambatan ini disebut compensable delay yang terjadi karena alasan keterlambatan tidak tertulis dalam kontrak, sehingga pemilik bangunan harus memberikan tambahan waktu atau uang pada kontraktor.
• Perubahan jadwal yang diperintahkan oleh pemilik bangunan. Perubahan jadwal ini bisa berupa percepatan pekerjaan atau penundaan pekerjaan.
• Perubahan atau modifikasi isi kontrak yang bersifat informal yang berasal dari perencana atau pemilik bangunan.
• Perbedaan kondisi lapangan, yang disebabkan karena perubahan kondisi di lapangan yang tidak diramalkan terjadi, misalnya kondisi fisik di bawah permukaan tanah.
• Perubahan kondisi cuaca di luar musim yang terdokumentasi dan menyebabkan pekerjaan tidak dapat diselesaikan.
• Kegagalan dalam membuat kesepakatan harga akibat perubahan order pekerjaan.
• Konflik dalam perancangan dan spesifikasi produk yang sudah tidak diproduksi lagi.
• Kontrak yang tersendat-sendat, perubahan penting, pekerjaan di luar lingkup kontrak, peng-gunaan proyek sebelum penyerahan total, dan kegagalan pembayaran dari pihak pemilik bangunan

B. Bentuk klaim

Bentuk klaim yang diajukan oleh kontraktor kepada pemilik bangunan pada umumnya adalah klaim biaya dan atau waktu. Klaim biaya pada pekerjaan konstruksi terdiri dari biaya langsung dan biaya tidak langsung. Klaim waktu dapat dilihat dari jadwal proyek yang seringkali meng-gunakan teknik Critical Path Method.

C. Pengajuan klaim

Jika kontraktor ingin mengajukan klaim maka beberapa tahapan yang harus diperhatikan adalah persiapan pengajuan klaim, metode analisis klaim, dan penyebab kegagalan klaim.

1. Persiapan pengajuan klaim

Klaim yang diajukan harus logis dan memenuhi persyaratan sebagai berikut :

• Pada bagian awal ditetapkan secara detail, pihak-pihak yang terkait, tanggal terjadinya peristiwa dan informasi yang sesuai.
• Penjelasan peristiwa penyebab klaim dan akibatnya
• Analisa fakta-fakta yang terjadi di lapangan yang menjadi dasar klaim, disertai dengan referensi dan pasal-pasal yang tercantum dalam kontrak
• Perhitungan dampak biaya berdasarkan rincian biaya aktual langsung dan tidak langsung
• Penentuan klaim yang menuntut tambahan waktu berdasarkan analisis lintasan waktu kritis dan non kritis

2. Metode analisis klaim

Pihak yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan klaim dan memberikan keputusan akhir harus secara jelas dicantumkan dalam kontrak. Pemilik bangunan harus mengecek dan memutuskan apakah konsultan desain juga bertanggung jawab atas peristiwa penyebab klaim tersebut, misalnya hal-hal yang berhubungan dengan kecurangan, dan ketidak sempurnaan desain, yang disebabkan oleh konsultan desain tersebut.

Analisis yang digunakan adalah submodel notice requirements, submodel yang sesuai dengan pengajuan klaim, dan metode perhitungan biaya dan waktu yang diklaim. Submodel notice requirement menetapkan suatu kondisi dimana kontraktor akan kehilangan haknya jika terjadi hal-hal sebagai berikut:

• Engineer tidak memberitahukan secara formal peristiwa penyebab klaim
• Kontraktor tidak mengajukan pemberitahuan yang disertai durasi terjadinya peristiwa
• Kontraktor tidak merinci biaya dan waktu yang diklaim
• Pemilik bangunan memiliki prasangka di balik pemberitahuan tersebut

Submodel yang sesuai dengan pegajuan klaim meliputi perubahan order yang dilakukan secara lisan, perbedaan kondisi lapangan, ketidak sempurnaan spesifikasi, dan konflik interpretasi. Metode perhitungan biaya dan waktu yang di klaim dapat menggunakan beberapa metode kuantitatif antara lain Critical Path Method, Productivity-loss estimation, Simulation technique, dan Estimating cost items.

3. Penyebab kegagalan klaim

Ada kalanya klaim yang sudah disiapkan mengalami kegagalan, karena :

• Permohonan pengajuan klaim terlambat
• Kontraktor tidak megikuti prosedur kontrak
• Kurang akuratnya rekaman data yang dibutuh-kan
• Klaim yang diajukan tidak mempunyai dasar yang kuat
• Informasi yang dibutuhkan untuk menguji kebenaran klaim tidak tersedia

D. Metode penyelesaian klaim

Klaim yang terjadi dapat diselesaikan dengan beberapa metode yang disepakati bersama dan dicantumkan dalam kontrak, antara lain :

• Engineering Judgement, di mana konsultan desain yang ditunjuk pemilik bangunan bertanggung jawab untuk mengambil keputusan akhir penyelesaian klaim dan mengikat semua pihak.
• Negosiasi, di mana pihak yang berselisih men-cari penyelesaian tanpa campur tangan pihak lain.
• Mediasi, di mana pihak yang berselisih meng-gunakan mediator yang bersifat netral dan keputusannya bersifat tidak mengikat.
• Arbitrasi, di mana pihak yang berselisih me-nunjuk arbitrator dari badan arbitrase dan keputusannya bersifat mengikat.
• Litigasi, di mana perselisihan dibawa ke penga-dilan dan masing-masing pihak diwakili penga-caranya.
• Minitrial, di mana pihak yang berselisih diwakili oleh masing-masing manajer proyek dan adanya pihak ketiga sebagai penasehat.
• Dispute review board, di mana masing-masing pihak yang berselisih memilih satu perwakilan untuk menunjuk pihak ketiga dan keputusannya bersifat tidak mengikat.

Untuk mengendalikan resiko dan menghindari klaim, dapat dilakukan beberapa cara, yaitu :

• Pihak yang terkait mempelajari kontrak sebaik-baiknya
• Asuransi
• Memeriksa program kerja pelaksanaan kon-struksi sebelum masa penawaran
• Memilih tim konstruksi yang kompeten
• Menerapkan sistim informasi manajemen untuk mengenali permasalahan yang potensial.

Demikian pembahasan tentang permasalahan klaim dan prosedurnya. Semoga bermanfaat dan terima kasih.